Чтобы получить доступ ко всей книге, вы можете посетить нашу страницу в Google Books или прочитать ее по главам.
Стандарты закупок – Варианты и лицензирование
Важность выбора поставок:
Стандарты не являются бесплатными ресурсами. Каждая организация должна решить, как получить к ним доступ и лицензировать их, исходя из:
– Количество пользователей, которым необходим доступ
– Частота использования (эпизодическое или ежедневное использование)
– Потребности в бюджете и контроле затрат
– Риск несоответствия (обеспечение законности использования и возможности его проверки)
Выбор правильной модели может снизить затраты, облегчить доступ и предотвратить нарушение авторских прав.
Покупка и подписка:
Приобретение отдельных стандартов: оптимально, когда требуется всего несколько документов. Обычно это однопользовательский формат, PDF-файл или печатная версия. Риск: расходы растут с ростом использования.
– Подписки (коллекции или платформы): доступ ко всем каталогам (например, ISO, ASTM, IEC) или пакетам от нескольких издателей. Годовые или многолетние лицензии. Идеально подходит для компаний с регулярным использованием материалов в разных отделах.
[Изображение-заполнитель: блок-схема — Нужно несколько стандартов или много? → Купить или подписаться]
Модели лицензирования:
1. Однопользовательская лицензия: действительна для одного пользователя. Самая низкая стоимость, самые высокие ограничения. Не требуется юридического обмена с коллегами.
2. Многопользовательская лицензия: от 2 до 10 зарегистрированных пользователей. Позволяет небольшим командам распределять расходы. Риск: невозможно масштабировать для использования в масштабах всего предприятия.
3. Лицензия Enterprise Site: Неограниченное количество пользователей в пределах одной организации/сайта. Централизованный доступ с журналами аудита. Лучший контроль соответствия, но самая высокая стоимость.
Выбор правильного варианта
Спросите свою команду:
1. Сколько человек будет использовать стандарт?
2. Как часто нам нужны обновления?
3. Нужно ли предоставлять доступ более чем одному издателю?
4. Какой риск, если команда использует устаревшую или пиратскую копию?
Предоплаченные блоки / Стандартные пакеты:
Некоторые ОРС и дилеры предлагают предоплаченные кредитные пакеты:
– Приобретите предварительный доступ к 25, 50 или 100 стандартам.
– Позволяет инженерам «тратить кредиты» при необходимости.
– Часто предлагаются со скидками при оптовых закупках.
Преимущества: Предсказуемое бюджетирование; Гибкий выбор среди нескольких проектов; Идеально подходит для компаний с разнообразными, но частыми потребностями.
Проблемы: Неиспользованные кредиты могут быть аннулированы; Часто ограничиваются каталогом издателя.
Предоплаченные пакеты представляют собой нечто среднее между индивидуальной покупкой и полной подпиской.
DRM и ограничения доступа:
– Управление цифровыми правами (DRM) поддерживает стандарты авторского права.
К типичным ограничениям относятся: PDF-файлы с водяными знаками, ограниченные тиражи, привязка файла к одному устройству.
– DRM обеспечивает добросовестное использование, но может разочаровать инженеров в условиях нехватки времени.
– Корпоративные решения обычно лучше управляют DRM (централизованный доступ, нет необходимости каждому инженеру управлять файлами индивидуально).
Печатные копии, цифровые копии и специальные коллекции:
– Печатные копии: полезны в лабораториях, мастерских и полевых работах. Более долговечны для физического использования. Риск: сканирование/распространение нарушает авторские права.
– Цифровые копии (PDF): портативные и с возможностью поиска. Действуют ограничения DRM. Риск: обмен файлами может привести к нарушению нормативных требований.
– Специальные коллекции: стандартные наборы, специально подобранные для вашей отрасли/проекта. Часто предлагаются со скидкой. Могут быть цифровыми или институциональными.
Соответствие, авторские права и риски
Важность совместимости:
Стандарты не являются документами, находящимися в открытом доступе. Они защищены авторским правом и принадлежат организациям, разрабатывающим стандарты (ОРС). Приобретая стандарт, вы получаете лицензию на использование интеллектуальной собственности, а не право собственности. Неправильное использование, даже непреднамеренное, может привести к:
– Провалы аудита при сертификации по стандарту ISO или в отрасли.
– Правовые санкции за нарушение авторских прав.
– Финансовые потери от переделок, отзывов или штрафов регулирующих органов.
Соблюдение требований — это не только избежание судебных исков; это защита репутации вашей компании и обеспечение безопасных и единообразных инженерных практик.
Что можно и что нельзя делать:
Разрешение предоставлено:
– Распечатайте личную копию, если это разрешено лицензией.
– Используйте стандарт в своей работе по проектированию, обеспечению качества или соблюдению норм.
– Если у вас есть многопользовательская или корпоративная лицензия, поделитесь ею со своей командой.
Не разрешено:
– Отправка PDF-файлов по электронной почте коллегам, у которых нет лицензии.
– Установка стандартов на общие диски, SharePoint или интрасети.
– Фотокопирование всех печатных копий для внутреннего распространения.
– Предоставление информации лицам за пределами вашей организации (поставщикам, клиентам), если это не предусмотрено вашей лицензией.
Различия в зависимости от модели доступа:
1. Розничные/однопользовательские PDF-файлы: строгий контроль DRM. Привязаны к одному устройству или конкретному пользователю. Распространение = нарушение авторских прав. Печать часто ограничена (водяные знаки, ограниченное количество копий). Высокий риск несоответствия требованиям, если инженеры настаивают на этом внутри компании.
2. Печатные копии (стандарты печати): могут распространяться физически, но лицензироваться только для одного получателя. Сканирование или загрузка = нарушение авторских прав. Риск: неконтролируемое фотокопирование.
3. Корпоративные подписки/многопользовательские лицензии: правовая основа для корпоративного использования. Централизованное управление (диапазоны IP-адресов, логины, одновременная работа пользователей). Доступны журналы аудита для аудита. Самая безопасная модель для обеспечения соответствия требованиям в больших командах.
Риски совместимости неправильной модели:
– Аудиторский риск: Аудитор по качеству может попросить предоставить подтверждение доступа; если вы полагаетесь на PDF-файл, отправленный по электронной почте, вас ждет неудача.
– Операционный риск: команды могут неосознанно разработать устаревшую или пиратскую копию.
– Правовой риск: штрафы за нарушения, ущерб отношениям между поставщиками и клиентами.
Пример: производитель потерял крупного клиента в авиационной отрасли после того, как выяснилось, что он использовал общие PDF-файлы без надлежащего лицензирования, что вызвало опасения по поводу его культуры соответствия требованиям.
Контрольный список соответствия – что можно и чего нельзя делать
Что нужно сделать:
– Приобретите достаточное количество лицензий для всех активных пользователей.
– Обучать инженеров основам авторского права.
– Ведение аудиторских журналов и лицензионных соглашений.
– По возможности используйте корпоративные платформы.
Не:
– Устанавливать стандарты на общие папки или серверы без лицензии.
– Скажем так: «Как только мы это купили = каждый может этим пользоваться».
– Игнорируйте уведомления об обновлениях; использование устаревших версий также несовместимо.
Лучшие практики по снижению рисков:
– Проведение межведомственного аудита использования стандартов.
– Переход от индивидуальных покупок к корпоративным подпискам для многопользовательских нужд.
– Возложить ответственность за управление лицензиями на сотрудника по контролю документов.
– Интегрируйте обучение по соблюдению требований в вашу систему менеджмента качества (СМК).
Отраслевые приложения и примеры использования
Почему важны отраслевые курсы?
Стандарты не абстрактны; они напрямую влияют на безопасность, качество и конкурентоспособность.
Изучая, как отрасли используют (или неправильно используют) стандарты, инженеры могут лучше понять риски неправильного управления и передовые методы, которые предотвращают сбои .
Уроки, извлеченные из тематических исследований
- Использование устаревших стандартов может привести к приостановке контрактов, отзывам продукции или проваленным аудитам.
- Доступ в масштабах всего предприятия экономит время, сокращает дублирование и повышает доверие со стороны регулирующих органов и клиентов.
- Лидеры отрасли рассматривают стандарты не как затраты, а как стратегические инвестиции .
