ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi Bölüm 2

Bölüm 2

Kitabın Tamamı için Google Books sayfamızı ziyaret edebilir veya bölüm bölüm okuyabilirsiniz

ISO 9001 Belgesi Nasıl Alınır?

ISO 9001 standardını uygulayarak belgelendirme almak, planlı ve disiplinli bir süreç gerektirir. Bu süreç genel olarak üç ana aşamaya ayrılabilir: hazırlık aşaması, belgelendirme denetim aşamaları (dış denetimler) ve belgelendirme sonrası devamlılık. Bu bölümde, ISO 9001 belgesi almak için izlenmesi gereken adımlar ve dikkat edilmesi gereken noktalar detaylı şekilde ele alınacaktır.

ISO 9001 belgesi almak isteyen bir firma öncelikle kendi bünyesinde bir kalite yönetim sistemi kurup uygulamalıdır. Bu, gereken dokümantasyonun hazırlanması, şirket prosedürlerinin standarda uygun hale getirilmesi, çalışanların eğitilmesi ve sistemin bir süre işletilerek olgunlaştırılması anlamına gelir. Hazırlıklar tamamlandıktan sonra firma, akredite bir belgelendirme kuruluşuna başvurarak sertifikasyon denetimlerine girmelidir. Belgelendirme kuruluşu (örneğin TÜV, BSI, TSE veya benzeri onaylı kurumlar), şirketin ISO 9001 şartlarını karşılayıp karşılamadığını bağımsız denetçiler aracılığıyla değerlendirir. Denetimler başarılı olursa firmaya ISO 9001 sertifikası verilir. Ancak süreç burada bitmez; sertifika alındıktan sonra da belirli aralıklarla gözetim denetimleri yapılarak sistemin devamlılığı ve uygunluğu doğrulanır.

Şimdi bu süreci adım adım inceleyelim: İlk olarak ISO 9001’e uygun bir kalite yönetim sisteminin kurulması ve belge almaya hazırlık aşaması, ardından belgelendirme (sertifikasyon) süreci ve son olarak belgenin geçerliliğinin korunması için gerekenler anlatılacaktır.

ISO 9001 Sertifikasyon Süreci

ISO 9001 sertifikasyon süreci, bir kuruluşun kalite yönetim sistemini oluşturup uygulamasının ardından, bunu belgelendirmek için resmi adımları atmasıyla başlar. Genel hatlarıyla süreç aşağıdaki gibi özetlenebilir:

1. KYS’nin Kurulması ve Uygulanması: İlk adım, işletme içinde ISO 9001 standardına uygun bir Kalite Yönetim Sistemi (KYS) kurmaktır. Üst yönetimin kararı ve desteği ile kalite politikası ve hedefleri belirlenir. Şirketin tüm süreçleri (satış, tasarım, üretim, tedarik, insan kaynakları, vs.) ISO 9001 gerekliliklerine göre gözden geçirilir ve gerekiyorsa revize edilir. Bu aşamada dokümantasyon yapısı oluşturulur (kalite el kitabı, prosedürler, talimatlar, formlar gibi). Çalışanlar yeni sistem konusunda bilinçlendirilir ve eğitilir. KYS uygulamaya alındıktan sonra bir süre sistem işletilir ki herkes yeni kurallara alışsın ve gerekli kayıtlar oluşsun.
2. İç Denetim ve Yönetim Gözden Geçirmesi: Dış denetimler öncesinde kuruluşun kendi kendini değerlendirmesi çok önemlidir. ISO 9001 standardı gereği, şirket iç denetimler yaparak sistemin etkinliğini ve uygunluğunu kontrol etmelidir. Eğitim almış iç denetçiler, şirketin farklı bölümlerini denetleyerek eksikleri ya da uygunsuzlukları tespit eder. Bulgular üst yönetime raporlanır. Ardından üst yönetim, Yönetim Gözden Geçirme toplantısı ile kalite yönetim sisteminin performansını değerlendirir; hedeflerin gerçekleşme durumu, müşteri memnuniyeti verileri, iç denetim sonuçları ve düzeltici faaliyet ihtiyaçları masaya yatırılır. Bu aşamada tespit edilen uygunsuzluklar için düzeltici faaliyetler başlatılır ve mümkün olduğunca dış denetimden önce kapatılır.
3. Belgelendirme Kuruluşu Seçimi ve Başvuru: Firma, sistemini uygulayıp gözden geçirdikten sonra bir belgelendirme kuruluşu ile anlaşarak resmi denetim sürecini başlatır. Belgelendirme kuruluşu, tercih edilirken akredite (yetkili) olmasına dikkat edilmelidir. Örneğin TÜRKAK veya benzeri uluslararası akreditasyonlara sahip bir kuruluş seçilmelidir. Seçilen kuruluşa başvuru yapılır, kuruluş şirketten bazı ön bilgiler ve evraklar ister. (Örneğin ticaret sicil gazetesi, vergi levhası, faaliyet belgesi gibi resmi evraklar da genellikle başvuru dosyasında yer alır​ (iso9001-belgesi) Bu başvuru ile birlikte denetim tarihleri planlanır ve belgelendirme sözleşmesi imzalanır.
4. Belgelendirme Denetimleri (Aşama 1 ve Aşama 2): ISO 9001 belgelendirme denetimi genellikle iki aşamada gerçekleştirilir:
   • Aşama 1 Denetimi (Doküman İncelemesi – Ön Denetim): Bu ilk denetim, belgelendirme kuruluşu denetçilerinin şirketin dokümante edilmiş bilgilerini incelemesiyle başlar. Kalite el kitabı, prosedürler, politikalar ve diğer dokümanlar ISO 9001 standardına uygun mu kontrol edilir. Ayrıca şirketin faaliyet konusu, lokasyonları, çalışan sayısı gibi bilgiler değerlendirilerek denetimin kapsamı netleştirilir. Aşama 1 denetimi genellikle ofis ortamında yapılır ve sistemin denetime hazır olup olmadığına bakılır. Eksik veya zayıf alanlar varsa şirket bu aşamada bunları öğrenme ve düzeltme şansı bulur.
   • Aşama 2 Denetimi (Saha Denetimi – Asıl Denetim): Belgelendirmenin esas değerlendirmesi bu aşamada gerçekleşir. Denetçiler, şirketin tüm ilgili bölümlerini dolaşarak fiili uygulamaları gözden geçirirler. Çalışanlarla görüşürler, kayıtları ve uygulamaları incelerler. Örneğin, bir üretim şirketinde satın alma sürecinden ürün teslimatına kadar zincirin her halkası denetime tabi tutulur; prosedürler gerçekte uygulanıyor mu, kayıtlar tutulmuş mu, çalışanlar kalite politikası ve hedeflerini biliyor mu gibi konulara bakılır. Bu aşama sonunda denetçiler bulgularını raporlar: tespit edilen uygunsuzluklar olabilir (standarttan sapmalar) veya iyileştirmeye açık noktalar belirtilebilir.
5. Denetim Sonuçları ve Belgelendirme Kararı: Aşama 2 denetimi tamamlandığında, denetim ekibi bir kapanış toplantısı yaparak şirket yönetimine bulgularını iletir. Eğer ciddi uygunsuzluklar bulunmuşsa (örneğin yasal bir şartın eksik olması veya önemli bir prosesin işlememesi gibi), bunlar belgelendirme önünde engel teşkil edebilir. Küçük ölçekli uygunsuzluklar varsa şirketten belirli bir süre içinde düzeltici faaliyet planı sunması istenir. Denetim ekibi, şirketin standarda uygun olduğu kanaatine varırsa, raporlarını belgelendirme kuruluşunun teknik komitesine sunar. Bu komite nihai kararı verir ve uygun görülürse ISO 9001 belgesi düzenlenir. Genellikle Aşama 2 denetiminden birkaç hafta sonra sertifika basılır ve şirkete iletilir. Böylece şirket resmi olarak ISO 9001:2015 sertifikalı bir kuruluş haline gelir (iso9001-belgesi).
6. Belgelendirme Sonrası ve Gözetim Denetimleri: ISO 9001 sertifikası almaya hak kazanan bir kuruluş için sertifikanın geçerlilik süresi 3 yıldır​ (iso9001-belgesi). Ancak bu 3 yıllık dönem içinde, genellikle yılda bir kez gözetim denetimleri yapılması gerekir. Akredite belgelendirme kuruluşları, ilk belgenin verildiği tarihten yaklaşık 12 ay sonra birinci gözetim denetimini, 24 ay sonra ikinci gözetim denetimini gerçekleştirir​ (belcert, 2022). Gözetim denetimleri, tam bir belge yenileme denetimi kadar kapsamlı olmayıp, sistemin sürdürülüp sürdürülmediğine odaklanır. Örneğin, önceki denetimde tespit edilen uygunsuzlukların giderilip giderilmediği, iç denetim ve yönetim gözden geçirmelerinin yapılıp yapılmadığı, temel süreçlerin devamlılığı kontrol edilir. Eğer bu ara denetimlerde de herhangi bir ciddi problem saptanmazsa, sertifika 3. yılın sonuna kadar geçerliliğini korur. Üçüncü yılın sonunda ise işletme yeniden belgelendirme (re-certification) denetimine tabi tutulur​ (belcert, 2022). Bu denetim, ilk belgelendirme denetimine benzer şekilde yapılır ve başarılı olursa sertifika 3 yıl daha yenilenir.

Yukarıda özetlenen sertifikasyon süreci, her kuruluşta özünde benzer olmakla birlikte, şirketin büyüklüğüne, süreçlerinin karmaşıklığına ve sektörüne göre detaylarda farklılık gösterebilir. Örneğin, çok lokasyonlu bir firmada denetim daha uzun sürecek ve belki birden fazla denetçi ekibi gerekecektir. Ya da yüksek riskli bir sektörde (örneğin gıda veya medikal) denetçiler daha derin incelemeler yapacaktır. Ancak prensip olarak, ISO 9001 belgesi almak planlı hazırlık, iç denetim, bağımsız dış denetim ve sürekli iyileştirme döngüsünün bir sonucudur.

Bu süreci başarıyla tamamlamak için şirketlerin üst yönetiminden en alt kademe çalışanına kadar bilinçli ve istekli olması, gereklidir. ISO 9001 belgesi, sadece bir hedef değil, aynı zamanda bir başlangıçtır. Çünkü belgelendirme sonrası şirket, kalite yönetim sistemini canlı tutmaya ve sürekli iyileştirmeye devam etmelidir. Sonraki alt bölümde, ISO 9001 belgesi almak için özellikle hangi hazırlıkların gerektiği ve belgeye başvurmadan önce nelerin hazır bulundurulması gerektiği ele alınacaktır.

ISO 9001 Belgesi İçin Gerekenler

ISO 9001 belgesi almaya karar veren bir işletmenin, resmi belgelendirme sürecine geçmeden önce yerine getirmesi gereken bazı hazırlıklar ve sağlaması gereken şartlar vardır. Kısaca “ISO 9001 belgesi için gerekenler nelerdir?” diye bakacak olursak, bunları hem dokümantasyon hem de uygulama açısından iki boyutta ele alabiliriz:

1. Dokümantasyon ve Kayıtlar:

• Kalite Politikası ve Hedefleri: Şirketin üst yönetimi tarafından belirlenmiş, ISO 9001’in öngördüğü ilkelere uygun bir kalite politikası olmalıdır. Bu politika, kuruluşun kaliteyle ilgili amaçlarını ve taahhütlerini ortaya koyar (örneğin müşteri memnuniyeti, sürekli iyileştirme vurgusu ile) ve organizasyonda duyurulmuş olmalıdır. Ayrıca, somut ve ölçülebilir kalite hedefleri tanımlanmalı ve ilgili fonksiyonlar için dağıtılmış olmalıdır (örneğin: “%95 zamanında teslimat oranı” gibi).
• Kalite El Kitabı (Opsiyonel): ISO 9001:2015 standardı kalite el kitabı tutulmasını şart koşmasa da, bir çok kuruluş kendi süreçlerini ve KYS yapısını özetleyen bir kalite el kitabı hazırlamayı tercih eder. Bu el kitabı, organizasyonun yapısını, süreç etkileşimlerini ve temel prosedürlerini tanımlar.
• Proses Prosedürleri: ISO 9001’de zorunlu olarak ismen belirtilen prosedürler eski versiyonlara göre kaldırılmış olsa da, etkin bir sistem için kritik süreçlerin tanımlı olması gerekir. Örneğin Doküman Kontrol Prosedürü, Kayıtların Kontrolü, İç Denetim Prosedürü, Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyet Prosedürü, Risk ve Fırsat Değerlendirme Prosedürü gibi dokümante edilmiş süreçler genellikle hazırlanır. Bu prosedürler, ilgili faaliyetlerin nasıl yapıldığını açıklar ve sorumlulukları belirtir.
• İş Talimatları ve Formlar: Özellikle operasyonel kademede, belli işlerin standardize edilmesi için yazılı talimatlar gerekli olabilir. Örneğin, bir makinenin ayar talimatı, bir test prosedürü veya çağrı merkezi görüşme skripti gibi dokümanlar hazırlanmalıdır. Ayrıca, kayıt tutmak için kullanılan formlar, kontrol listeleri vb. dokümanlar tanımlanmalı ve versiyon kontrolüne tabi olmalıdır.
• Kayıtlar: ISO 9001, belirli süreçlerin sonucunda kayıtlar tutulmasını ister. Örneğin eğitim kayıtları, bakım kayıtları, denetim raporları, müşteri şikâyet formları, tedarikçi değerlendirme formları gibi. Bu kayıtların muhafazası ve ihtiyaç halinde erişilebilir olması sağlanmalıdır. Belgelendirme denetiminde denetçiler bu kayıtları görmek isteyecektir.

2. Uygulama ve Hazırlıklar:

• Üst Yönetim Desteği: ISO 9001’in başarılı bir şekilde uygulanabilmesi için üst yönetimin açık desteği ve katılımı gerekir. Yönetim, kaynak sağlama (personel, zaman, bütçe), hedef belirleme ve çalışanlara örnek olma konularında aktif rol almalıdır. Ayrıca, belgelendirme hedefinin kurum genelinde paylaşılması ve öneminin anlatılması motivasyon açısından değerlidir.
• Çalışan Eğitimleri ve Farkındalık: Tüm çalışanlar, kurulan kalite yönetim sisteminin gereklilikleri konusunda bilgilendirilmelidir. ISO 9001 standardı hakkında temel eğitimler verilebilir. Çalışanlar kalite politikası ve kendi süreçleriyle ilgili hedefleri bilmelidir. Örneğin, depo sorumlusu, ürünlerin kabul prosedürünü ve kalite kriterlerini net olarak öğrenmiş olmalıdır. “Kalite bilinci” şirket geneline yayılmalıdır.
• İç İletişim: Kalite ile ilgili uygulamaların şirket içinde anlaşılması ve benimsenmesi için etkin bir iç iletişim kurulmalıdır. Duyuru panoları, iç bültenler, toplantılar veya dijital platformlar aracılığıyla kalite hedeflerinin, başarıların veya uyarıların iletilmesi gerekebilir. Örneğin, her ay müşteri şikâyet sayısının paylaşılması ve yorumlanması, çalışanların durumu takip etmesine olanak tanır.
• Proseslerin İzlenmesi: ISO 9001’e göre kurulmuş bir sistemde, süreç performans göstergeleri tanımlanmış olmalıdır. Her kritik sürecin ölçülebilir bir hedefi veya göstergesi bulunur (KPI). Belgeye başvurmadan önce, bu göstergelerin bir kaç aylık verisi toplanmış ve analiz edilmiş olursa denetimde avantaj sağlar. Örneğin, üretimde hata oranı veya müşteri teslimat süresi gibi metrikler takip edilmeli, hedefle karşılaştırılmalıdır.
• Ön Denetim (İç Tetkik): Daha önce de vurgulandığı gibi, belgelendirme öncesi mutlaka en az bir tam kapsamlı iç denetim yapılmalıdır. İç denetim, mümkünse ISO 9001 konusunda deneyimli ve bağımsız bakış sağlayabilecek kişilerce gerçekleştirilmelidir. İç denetimde bulunan uygunsuzluklar belgelendirme denetiminden önce kapatılırsa, dış denetimde sorun yaşanma ihtimali düşer. Bu nedenle iç tetkik, adeta bir provadır ve çok ciddiye alınmalıdır.
• Düzeltici Faaliyetlerin Tamamlanması: İç denetim veya hazırlık sürecinde tespit edilen eksikler için düzeltici faaliyet planları yapılmış olmalı ve çoğu tamamlanmış olmalıdır. Örneğin, eksik bir prosedür varsa yazılıp onaylanması, kalibrasyonu yapılmamış bir cihaz varsa kalibre ettirilmesi, eğitime ihtiyaç duyan personel varsa eğitimin verilmesi gibi aksiyonlar belgelendirme denetimi öncesi bitirilmelidir.
• Fiziksel Şartlar ve Düzen: Denetçiler şirketi gezerken fiziksel ortamı da gözlemler. Çalışma alanlarının tertip ve düzeni, ekipmanların bakım durumu, kritik alanların (ör. laboratuvar, depo) kontrol altında olup olmadığı önem taşır. Örneğin, uygun olmayan bir şekilde istiflenmiş malzemeler, etiketlenmemiş ürünler veya bakımsız cihazlar, standardın “altyapı ve çalışma ortamı” gereklilikleri açısından uygunsuzluk oluşturabilir. Bu tip konulara da dikkat edilmelidir.

Yukarıdaki liste, ISO 9001 belgesi için genel olarak gereken hazırlıkları özetlemektedir. Her işletmenin ihtiyaçları farklı olabileceğinden, bu maddeler spesifik durumlara göre uyarlanabilir. Örneğin yazılım geliştiren bir firmada üretim prosesleri olmayacağı için daha çok proje yönetimi ve hizmet sunumuna odaklı dokümantasyon gerekebilir. Veya küçük bir işletmede dokümantasyon daha sade tutulabilir, ancak temel prensipler yine de yerine getirilmelidir.

Önemli bir nokta da, ISO 9001 belgesi almak için dışarıdan danışmanlık hizmeti alımının sıkça tercih edilmesidir. Danışmanlar, şirketlere dokümantasyon hazırlamada, eğitimlerde ve süreç tasarımında yardımcı olabilir. Ancak danışman olsa bile, şirket çalışanlarının sürece aktif katılımı sağlanmalıdır ki sistem gerçekten anlaşılsın ve yaşatılsın.

Tüm bu hazırlıklar tamamlandığında, kuruluş belgelendirme denetimine kendinden emin bir şekilde girebilir. Bir sonraki alt bölümde, belgelendirme kuruluşlarının yaptığı dış denetim süreci daha detaylı açıklanacak, bu denetimlerde neler olduğu ve nelere dikkat edilmesi gerektiği anlatılacaktır.

ISO 9001 İçin Dış Denetim Süreci

Dış denetim süreci, ISO 9001 belgesi almak isteyen kuruluşun, akredite bir belgelendirme kuruluşu tarafından yapılan resmi denetimler bütünüdür. Bir önceki bölümde sertifikasyon aşamalarını anlatırken dış denetimlerden bahsetmiştik (Aşama 1 ve Aşama 2 denetimleri). Bu bölümde, bu denetimlerin mantığı ve işleyişi ile denetim sırasında sıkça sorulan sorular/karşılaşılan durumlar ele alınacaktır.

Belgelendirme denetimleri, belgelendirme kuruluşunun atadığı bağımsız denetçiler tarafından yürütülür. Bu denetçiler, denetlenecek sektör hakkında bilgi sahibi, ISO 9001 konusunda deneyimli kişilerdir. Denetim süreci temel hatlarıyla şöyle ilerler:

• Denetim Planı: Dış denetimlerden önce, belgelendirme kuruluşu denetim planını şirkete iletir. Bu plan, hangi gün hangi departmanın denetleneceğini, denetçilerin isimlerini ve denetim kapsamını içerir. Örneğin, birinci gün yönetim ve destek süreçleri, ikinci gün üretim ve satın alma süreçleri denetlenecek gibi bir program belirlenir. Şirket, bu plan doğrultusunda ilgili personelin hazır bulunmasını sağlamalıdır.
• Açılış Toplantısı: Aşama 2 saha denetimine başlarken bir açılış toplantısı yapılır. Bu toplantıda denetçiler ve şirketin üst yönetimi ile bölüm sorumluları bir araya gelir. Denetim ekibi, denetimin amaç ve kapsamını kısaca anlatır, işbirliği ve iletişim yöntemlerini açıklar. Şirket tarafından da genellikle bir kısa sunumla şirketin yapısı, ürün/hizmetleri ve kalite sistemi hakkında genel bilgi verilebilir.
• Denetimin Yürütülmesi: Denetçiler, plan uyarınca departmanları gezmeye başlar. Her bölümde, ilgili süreç sahibinden (yönetici veya temsilci) o sürecin işleyişini anlatmasını isterler. Ardından doküman ve kayıtları inceler, çalışanlarla birebir görüşmeler yaparlar. Örneğin, Satın Alma süreci denetiminde denetçi şunları yapabilir:
  • Satın alma prosedürünü incelemek (var mı, güncel mi, onaylı mı?).
  • Son birkaç satın alma siparişi kaydını görmek (tedarikçi seçimi kriterleri uygulanmış mı, onaylar tamam mı?).
  • Satın alma sorumlusuna, tedarikçi değerlendirmelerini nasıl yaptıklarını sormak.
  • Depoda gelen malzeme kabul kayıtlarına bakmak (uygunsuz malzemede ne yapılıyor?).
  • İlgili çalışanlara kalite politikasını veya hedeflerini sormak (farkındalık düzeyini anlamak). Denetim esnasında denetçiler hem sistemin standarda uygunluğunu değerlendirir, hem de iyi uygulamaları veya iyileştirme fırsatlarını not eder. Sadece evrak üzerinden değil, sahadaki fiili uygulama üzerinden gidilir. Bu nedenle işletmede her seviyedeki çalışanın denetçilere karşı dürüst ve açık olması önemlidir; bilmediği bir şeye “biliyorum” demek yerine, öğrenmeye istekli olduğunu göstermek daha iyidir.
• Bulguların Sınıflandırılması: Denetim sırasında eğer bir uygunsuzluk tespit edilirse, denetçi bunu anında ilgiliye bildirir ve not alır. ISO 9001 denetimlerinde bulgular genellikle Majör Uygunsuzluk, Minör Uygunsuzluk veya Gözlem şeklinde sınıflandırılır.
  • Majör (Büyük) Uygunsuzluk: Standardın önemli bir şartının karşılanmaması veya sistemin bütününü ciddi şekilde etkileyecek bir eksiklik anlamına gelir. Örneğin, hiç iç denetim yapılmamış olması, üst yönetimin kaliteye dair hiçbir gözden geçirme yapmamış olması, yasal bir gerekliliğin karşılanmaması gibi durumlar majör uygunsuzluktur. Majör uygunsuzluk, sertifika verilmesine engel olabilir ve mutlaka kapatılmasını gerektirir.
  • Minör (Küçük) Uygunsuzluk: Standardın bir alt maddesinde eksiklik veya tekil bir vakada hata tespit edilmesidir. Örneğin, bir prosedürün güncelliğini yitirmiş olması ya da tek bir kayıt örneğinde imza eksikliği bulunması gibi. Minör uygunsuzluklar, sistemin geneline yaygın bir sorun olmadığı sürece belgelendirmeye engel olmaz ancak düzeltilmesi gerekir.
  • Gözlem (Opportunity for Improvement): Aslında standarda aykırı olmayan fakat iyileştirilebilecek konular için denetçiler gözlem veya tavsiye notları düşebilir. Örneğin, eğitim etkinliğinin ölçülmesinde daha iyi metotlar kullanılması bir gözlem olarak belirtilebilir.
• Kapanış Toplantısı: Denetim tüm bölümleri kapsayacak şekilde tamamlandığında, belgelendirme denetiminin sonunda bir kapanış toplantısı düzenlenir. Bu toplantıda denetçiler, tespit ettikleri tüm bulguları (uygunsuzluk ve gözlemleri) sözlü olarak iletirler. Üst yönetim ve ilgili bölüm sorumluları bu toplantıda bulunur. Denetçiler genel bir değerlendirme yapar, iyi yönleri över ve eksikleri dile getirir. Eğer uygunsuzluklar varsa, bunların ciddiyetine göre, belgenin verilebilmesi için nelerin yapılması gerektiğini anlatırlar. Örneğin, majör bir uygunsuzluk varsa belgelendirme kararının verilemeyeceğini ve uygunsuzluk giderildikten sonra tekrar doğrulama yapılacağını belirtirler. Minör uygunsuzluklar varsa, şirketin bunlar için bir düzeltici faaliyet planı sunmasını isteyebilirler.
• Denetim Raporu ve Takip: Kapanış sonrası denetçiler resmi denetim raporunu hazırlar. Şirket bu raporu genellikle birkaç hafta içinde alır. Rapor, her uygunsuzluk için detaylı açıklama içerir. Şirket, bu rapora karşılık belirli bir süre içinde (çoğunlukla 1 ay) uygunsuzlukların nasıl giderileceğine dair planını belgelendirme kuruluşuna sunar. Örneğin, eksik eğitim kayıtları bulunduysa “tüm eğitimler gözden geçirildi, kayıtlar tamamlandı ve yeni bir eğitim takip formu oluşturuldu” gibi bir aksiyon beyanı ile kanıtlarını (doldurulmuş formlar vs.) iletir. Belgelendirme kuruluşu bu düzeltici faaliyet planlarını yeterli bulursa uygunsuzlukları kapatır.
• Sertifikanın Verilmesi: Tüm gereklilikler karşılandığında, belgelendirme kuruluşu ISO 9001 sertifikasını düzenler. Sertifikada şirketin adı, adresi, kapsamı (hangi faaliyetlerinin belgelendiği) ve standardın versiyonu yazar. Sertifika, akreditasyon logosunu da içerir (örneğin TÜRKAK logosu), bu da belgenin uluslararası tanınırlığını sağlar. Sertifika geçerlilik süresi ve numarası da üzerinde belirtilir.

Böylece dış denetim süreci tamamlanmış olur. Şirket artık kalite yönetim sisteminin etkinliğini sürdürmeye ve geliştirilmeye odaklanmalıdır. Çünkü ilk belgelendirme sonrasında yapılacak gözetim denetimleri de benzer bir şekilde, ancak daha dar kapsamlı olarak devam edecektir. Gözetim denetimlerinde genellikle kritik süreçler ve önceki denetimdeki uygunsuzluklar kontrol edilir.

Denetim sürecinde dikkat edilmesi gereken en önemli husus, denetçilerin birer danışman değil, değerlendirici olduğudur. Yani denetçiler yol gösterebilir ama asıl sorumluluk şirketin üzerindedir. Denetçilerle iyi bir iletişim kurmak, sorularına açık ve net cevaplar vermek önemlidir. Bulgu tespiti sırasında tartışmaya girmek yerine anlamaya çalışmak ve çözüm odaklı yaklaşmak gerekir. Unutulmamalıdır ki, denetçinin de amacı şirkete başarısızlık değil, başarılı olması için objektif geribildirim vermektir.

Sonuç olarak, ISO 9001 dış denetim süreci, kuruluşun kalite yönetim sisteminin bağımsız bir gözle sınandığı ve onaylandığı bir süreçtir. Bu sürecin sonunda alınan sertifika, tüm çalışanların emeğinin bir sonucudur ve kalite yolculuğunun devamında bir motivasyon kaynağı olacaktır.

ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi Kitabındaki Kaynakça

• Anonim. (2023, 11 27). TSE. TSE: https://www.tse.org.tr/ts-en-iso-9001-kalite-yonetim-sistemi adresinden alındı
• Anonim. (2024, 06 4). wikipedia. wikipedia: https://tr.wikipedia.org/wiki/PUK%C3%96 adresinden alındı
• Anonim. (2025, 01 24). ISO 9000 family. wikipedia: https://en.wikipedia.org/wiki/ISO_9000_family adresinden alındı
• Anonim. (tarih yok). gelecekpatent. gelecekpatent: https://www.gelecekpatent.com/iso-9001-ic-denetim-ve-revizyon adresinden alındı
• Anonim. (tarih yok). iso9001-belgesi. iso9001-belgesi: https://www.iso9001-belgesi.net/iso-9001-belgesi-icin-gerekli-evraklar-belgeler-nelerdir-almak-icin-gerekenler adresinden alındı
• Anonim. (tarih yok). prodan. prodan: https://www.prodan.com.tr/iso-9001-kalite-hedefleri-nedir adresinden alındı
• Anonim. (tarih yok). Prodan. Prodan: https://www.prodan.com.tr/iso-9001-standardi-temel-ilkeleri-nelerdir adresinden alındı
• Anonim. (tarih yok). sigmacenter. sigmacenter: https://sigmacenter.com.tr/blog/iso-90012015-standardinda-proses-yaklasimipuko-dongusu-iliskisi/ adresinden alındı
• belcert. (2022, 9 8). belcert. belcert: https://www.belcert.com/blog/iso9001-belgelendirme-sureci-nasildir adresinden alındı
• Belge, A. (2020, 03 26). adlbelge. adlbelge: https://www.adlbelge.com/iso-9001-2008-ile-iso-9001-2015-farklar-degisiklikler-listesi adresinden alındı
• ISO 9001 belgesi için gerekli evraklar. (tarih yok). iso9001-belgesi: https://www.iso9001-belgesi.net/iso-9001-belgesi-icin-gerekli-evraklar-belgeler-nelerdir-almak-icin-gerekenler adresinden alındı
• KaliteTürk. (2019, 11 23). kaliteturk.com. kaliteturk: https://www.kaliteturk.com/post/iso-9001-nedir-ne-ise-yarar adresinden alındı
• Navigaltd. (tarih yok). navigaltd. navigaltd: https://www.navigaltd.com/7-kalite-ilkesi adresinden alındı
• Sato, N. (2018, 10 13). 9001simplified. 9001simplified: https://www.9001simplified.com/learn/iso-9001-2015-changes.php adresinden alındı
• Yönetici. (tarih yok). navigaltd. navigaltd: https://www.navigaltd.com/iso-9001-temel-adimlar-adim-1-ic-denetimler adresinden alındı