Bölüm 3

Kitabın Tamamı için OHSAS 18001 Google Books sayfamızı ziyaret edebilir veya bölüm bölüm okuyabilirsiniz

OHSAS 18001 Belgelendirme Süreci

OHSAS 18001 Hazırlık ve Gereksinimler

OHSAS 18001 belgelendirme sürecine geçmeden önce, kuruluşun standart gereklerini karşılayan bir İSG yönetim sistemini kurmuş ve işletmeye almış olması gerekir. Hazırlık aşaması, belgelendirme denetimine temel oluşturacak sistemin oluşturulup olgunlaştırıldığı dönemdir. Bu aşamada ilk adım, üst yönetimin projeye desteğinin sağlanması ve bir proje planı oluşturulmasıdır. Kuruluşun faaliyet kapsamı belirlenir, standart maddelerine göre mevcut durum analizi (boşluk analizi) yapılır ve bir eylem planı çıkarılır. Mevcut durumda eksik olan prosedürler, talimatlar ve kayıtlar tespit edilerek OHSAS 18001’in şart koştuğu dokümantasyon hazırlanır. Örneğin, daha önce yazılı bir İSG politikası olmayan bir işletme için bu politika belge olarak oluşturulur; risk değerlendirme raporları, acil durum planları, eğitim planları dokümante edilir.

Hazırlık sürecinin önemli bir gereksinimi de yasal ve diğer şartların belirlenmesidir. Kuruluş, kendi sektörüne ve faaliyetlerine uygulanan iş sağlığı ve güvenliği mevzuatını ve ilgili standartları takip ederek, bunlara uyum için gerekenleri sistemine entegre etmelidir. Bu kapsamda geçerli iş kanunları, yönetmelikler, tüzükler ve gerektiğinde uluslararası sözleşmeler incelenir. Örneğin, bir kimya tesisiyse “Büyük Endüstriyel Kazaların Kontrolü Hakkında Yönetmelik” hükümleri dikkate alınır; bir maden işletmesiyse Maden İşyerlerinde İSG ile ilgili özel mevzuata uyum sağlanır. OHSAS 18001, kuruluşun bu yasal gereklilikleri periyodik olarak izlemesini ve güncel kalmasını da zorunlu kılar. Bu amaçla birçok kuruluş, yasal mevzuat listeleri hazırlayarak değişiklikleri takip edecek bir sorumlu atar veya danışmanlık alır.

Sistem kurulumunda dokümantasyonun yanı sıra uygulamaların devreye alınması da kritik bir adımdır. Yazılan prosedürlerin saha uygulamasına yansıması için çalışanlara eğitimler verilir ve pilot uygulamalar yapılır. Örneğin, yeni bir kaza raporlama prosedürü hazırlandıysa, çalışanlara “ramak kala” bildirim sisteminin nasıl işleyeceği anlatılır ve bu raporlamalar teşvik edilir. Hazırlık aşamasının sonunda, kuruluş kendi içinde bir veya birkaç defa iç denetim gerçekleştirerek sistemin işleyişini test eder. İç denetimler, standardın şartlarına uyumu kontrol etmek ve eksik görülen alanları tespit etmek açısından çok faydalıdır. Yetkili ve eğitimli iç denetçiler, şirketin farklı bölümlerini denetleyerek uygunsuzlukları veya geliştirilmesi gereken noktaları raporlar. Bu bulgular ışığında düzeltici ve önleyici faaliyetler başlatılır. Ayrıca, OHSAS 18001 gereği belgelendirme öncesinde en az bir kez yönetim gözden geçirmesi toplantısı yapılmalıdır . Üst yönetim bu toplantıda iç denetim sonuçlarını, İSG performans verilerini, uygulanmış olan düzeltici faaliyetlerin etkinliğini ve genel olarak sistemin yeterliliğini değerlendirir. Yönetim gözden geçirmesi, belgelendirme denetimine hazırlığın tamamlandığını gösteren önemli bir adımdır.

Belgelendirme denetimine hazır olabilmek için OHSAS 18001 sisteminin en az birkaç aylık bir uygulama geçmişine sahip olması beklenir. Uluslararası uygulamalarda, belgelendirme denetimi öncesi sistemin en az üç ay süreyle işletilmiş ve bu süre zarfında tüm gerekliliklerin en az bir kez uygulanmış olması şart koşulur . Bu süre zarfında ortaya çıkan kayıtlar (örneğin gerçekleşen eğitimlerin kayıtları, yapılan tatbikat raporları, ölçüm sonuçları, kaza raporları, iç denetim bulguları) belgelendirme denetiminde kanıt olarak incelenecektir. Dolayısıyla kuruluş, hem dokümantasyon hem de uygulama açısından denetime girmeden önce tam bir hazırlık yapmış olmalıdır.

Hazırlık aşamasının son adımlarından biri, belgelendirme kuruluşunun seçimi ve başvuru yapılmasıdır. Kuruluş, akredite olmuş bir belgelendirme kurumuna (sertifika sağlayıcı) başvurarak denetim talebinde bulunur. Başvuru sırasında genellikle şirketle ilgili bilgiler (sektör, çalışan sayısı, lokasyonlar, geçmiş kazalar vb.) paylaşılır ve belgelendirme kuruluşu ile bir sözleşme imzalanır . Belgelendirme kurumu, bu bilgilere dayanarak denetim planını hazırlar, denetim ekibini atar ve denetim tarihlerini kararlaştırır. Artık kuruluş, resmi denetim sürecine adım atmaya hazırdır.

OHSAS 18001 Denetim Süreci

OHSAS 18001 belgesi almak için, seçilen akredite belgelendirme kuruluşu tarafından yapılan harici denetimlerden başarıyla geçmek gereklidir. Belgelendirme denetimi genellikle iki aşamalı olarak gerçekleştirilir: Aşama 1 (Stage 1) denetimi ve Aşama 2 (Stage 2) denetimi Bu iki aşamalı süreç, kuruluşun yönetim sisteminin kağıt üzerinde ve sahada uygulanma düzeyini ayrı ayrı değerlendirmeyi amaçlar.

Aşama Denetimi (Doküman ve Hazırlık Denetimi): Aşama 1 denetiminin temel amacı, kuruluşun tam kapsamlı bir iş sağlığı ve güvenliği yönetim sistemi denetimine (yani Aşama 2’ye) hazır olup olmadığını teyit etmektir . Bu denetim genellikle şirketin merkez ofisinde gerçekleştirilir ve büyük ölçüde dokümantasyon incelemesi şeklinde yürütülür. Denetimi gerçekleştiren baş denetçi, öncelikle belgelendirme başvurusunda verilen bilgilerin doğruluğunu teyit eder; kuruluşun faaliyet alanı, çalışan sayısı, tesisleri gibi bilgiler gözden geçirilir . Daha sonra OHSAS 18001 standardının gerektirdiği dokümanlar incelenir. İSG politikası, risk değerlendirme dokümanları, acil durum planları, eğitim kayıtları, iç denetim raporları, yönetim gözden geçirme toplantı tutanakları gibi kritik dokümanların mevcut olup olmadığı ve standardın şartlarına uygun hazırlanıp hazırlanmadığı kontrol edilir. Örneğin, denetçi risk değerlendirmesi dokümanınızın tüm önemli tehlikeleri kapsayıp kapsamadığını, yasal

gereklilikler tablosunun güncel olup olmadığını, İSG hedeflerinizin ölçülebilir şekilde tanımlanıp tanımlanmadığını inceleyebilir.

Aşama 1 denetiminde ayrıca, kuruluşun saha denetimine uygunluğu da değerlendirilir. Bu kapsamda İSG yönetim sisteminin kapsamı netleştirilir (hangi tesisler, departmanlar denetime dahil olacak gibi) ve önemli olabilecek konular (yüksek riskli prosesler, ağır kaza geçmişi olan alanlar vb.) not edilir. Denetçi, kuruluşun yasal mevzuata uyum durumunu genel hatlarıyla değerlendirir; önemli mevzuatın listelenip listelenmediğine ve temel uyum çalışmalarının yapıldığına bakar . Örneğin tehlikeli kimyasallarla çalışılan bir işyerinde, Kimyasal Değerlendirme Raporu hazırlanmış mı, çalışanlara ilgili eğitimler verilmiş mi gibi mevzuat bağlantılı konular sorgulanabilir.

Aşama 1 sonunda, baş denetçi bulgularını özetleyen bir rapor hazırlar. Bu raporda, kuruluşun Aşama 2’ye geçmeye hazır olup olmadığı belirtilir. Eğer önemli eksikler tespit edildiyse (örneğin kritik bir prosedür hiç yazılmamışsa veya ciddi bir yasal yükümlülük yerine getirilmemişse), denetçi bu uygunsuzlukları rapor eder ve kuruluşun düzeltici aksiyon almasını ister . Genellikle küçük uygunsuzluklar Aşama 2 öncesi düzeltilebilir ya da bazıları Aşama 2’de yeniden kontrol edilebilir. Aşama 1 raporunda, denetçi Aşama 2’nin planlaması konusunda da şirketle mutabakata varır; hangi tarihlerde yapılacağı, kaç gün süreceği, kaç denetçi ile nerelerin ziyaret edileceği gibi detaylar netleştirilir . Örneğin, birden fazla işyeri adresi varsa hangilerinin saha denetimine dahil edileceği kararlaştırılır (kural olarak belgenin kapsamındaki tüm ana tesisler denetlenir).

Aşama Denetimi (Saha ve Uygulama Denetimi): Aşama 2, belgelendirme sürecinin asıl değerlendirme kısmıdır. Bu aşamadaki amaç, kuruluşun İSG yönetim sisteminin OHSAS 18001 standardının tüm gerekliliklerini sahada tam olarak karşıladığını doğrulamak ve onaylamaktır . Aşama 2 denetimi, işletmenin faaliyetlerinin yürütüldüğü sahalarda gerçekleşir; denetim ekibi üretim alanlarını, ofisleri, atölyeleri, depo ve iş istasyonlarını ziyaret ederek sistemin uygulanmasını gözlemler.

Denetçiler, Aşama 2’de bir dizi yöntem kullanarak objektif kanıtlar toplarlar: çalışanlarla görüşmeler, kayıt incelemeleri, gözlemler ve ölçümler gibi. Örneğin, risk değerlendirmesinde belirtilen bir kontrol önleminin gerçekten uygulanıp uygulanmadığını yerinde kontrol ederler – makinede koruyucu ekipmanın takılı olduğunu görmek, çalışanların eğitim sertifikalarını incelemek, ilk yardım dolabının mevzuata uygun donatıldığını doğrulamak gibi . Denetçi, yönetim sisteminin uygulama şeklini ve yapısını değerlendirirken her bir standart maddesine karşılık gelen uygulamaları örnekleme yöntemiyle denetler . Örneğin, “Eğitim, bilinç ve yeterlilik” maddesi için birkaç çalışanın eğitim kayıtlarına ve bilgi seviyesine bakabilir; “Operasyonel kontrol” maddesi için bir bakım işleminin izin prosedürünü izleyebilir. Ayrıca, saha denetiminde farklı vardiya veya lokasyonlarda da inceleme yapılabilir – örneğin 24 saat üretim yapan bir fabrikada gece vardiyasındaki uygulamalar da görülmek istenebilir.

Denetim esnasında saptanan uygunsuzluklar veya iyileştirme fırsatları not edilir. Örneğin, bir çalışanla görüşmede iş sağlığı ve güvenliği politikasından haberdar olmadığı anlaşıldıysa bu bir uygunsuzluk olarak kaydedilebilir (eğitim/iletişim eksikliği). Ya da kimyasal madde etiketlemelerinin yetersiz olduğu fark edilirse sürekli iyileştirme için bir öneri getirilebilir. Denetim sonunda, denetim ekibi bir kapanış toplantısı yaparak bulguları şirket yönetimiyle paylaşır. Eğer ciddi bir uygunsuzluk tespit edilmemişse, denetçiler belgelendirme yönünde tavsiyede bulunurlar . Tespit edilen uygunsuzluklar varsa, kuruluşun bunlar için düzeltici faaliyet planı hazırlaması ve kısa sürede uygulaması gerekir. Uluslararası akreditasyon rehberlerine göre, majör (kritik) uygunsuzlukların kapatılması için tipik olarak

45 güne kadar bir süre tanınır ve bu süre içinde uygunsuzluk giderilmezse sertifika verilemez . Örneğin, denetim sırasında acil çıkış kapılarının kilitli olduğu tespit edilirse bu kritik bir uygunsuzluktur ve işletme derhal bu durumu düzeltmeli, denetçiye kanıt sunmalıdır.

Kuruluş, tüm uygunsuzlukları gidermesinin ardından, denetim ekibi raporunu belgelendirme kuruluşunun karar mekanizmasına sunar. Denetçiler genellikle “belgelendirme tavsiyesi” yapar ancak sertifika kararı, belgelendirme kuruluşunun atadığı teknik gözden geçirme ekibi tarafından verilir. Bu ekip, denetim raporunu ve kanıtları inceleyerek OHSAS 18001 şartlarının tam olarak karşılandığından emin olur. Her şey uygunsa, kuruluş OHSAS 18001 sertifikasını almaya hak kazanır .

Belge almaya hak kazanan şirket için belgelendirme kuruluşu bir sertifika düzenler. Bu sertifikada kuruluşun adı, standardın adı (BS OHSAS 18001:2007 olarak), belgenin kapsamı (hangi faaliyetleri ve tesisleri kapsadığı), belgenin geçerlilik süresi ve belgelendirme kuruluşunun akreditasyon bilgileri yer alır. Sertifika genelde 3 yıl süreyle geçerlidir ancak bu süre zarfında her yıl gözetim denetimleri yapılması gerekir . Gözetim denetimleri, sistemin devamlılığını ve iyileştirmelerini kontrol eden daha kısa denetimlerdir. Üçüncü yılın sonunda ise yeniden belgelendirme denetimi (recertification) yapılarak şirketin standarda uygunluğu yeniden kapsamlı şekilde değerlendirilir ve süreç döngüsel olarak devam eder .

Özetle, OHSAS 18001 belgelendirme süreci, kuruluşun öncelikle kendi içinde hazırlık yapıp sistemini uygulaması, ardından bağımsız bir belgelendirme kuruluşunun iki aşamalı denetiminden geçmesi esasına dayanır. Bu süreç, dışarıdan bir gözün İSG yönetim sistemini değerlendirmesi ve sistemin gerçekten kağıt üzerindeki gibi çalıştığının doğrulanması anlamına gelir. Belgelendirme denetimini başarıyla tamamlamak, kuruluş için önemli bir kilometre taşıdır; zira bu, şirketin iş sağlığı ve güvenliği konusunda uluslararası standartlara uygun bir yönetim sistemi kurduğunun ve uyguladığının resmi bir kanıtıdır.

OHSAS 18001 Yetkili Kuruluşlar

OHSAS 18001 belgelendirmesi yapmaya yetkili kuruluşlar, ulusal veya uluslararası akreditasyonlara sahip bağımsız belgelendirme (sertifikasyon) kuruluşlarıdır. Bu kuruluşlar, işletmelerin yönetim sistemlerini denetleyip uygun bulduklarında sertifika vermeye yetkilidir. Yetkinin temeli, bir akreditasyon kurumundan alınan onaydır. Örneğin Türkiye’de Türk Akreditasyon Kurumu (TÜRKAK), İSG yönetim sistemleri için belgelendirme hizmeti veren kuruluşları akredite eder. Benzer şekilde İngiltere’de UKAS, Almanya’da DAkkS gibi ulusal akreditasyon kurumları bulunur. Bu akreditasyonlar, belgelendirme kuruluşunun belirli bir standarda (ISO/IEC 17021 gibi) uygun çalıştığını ve güvenilir olduğunu gösterir. Uluslararası Akreditasyon Forumu (IAF) ise bu akreditasyon kurumlarının bir çatı organizasyonu olup karşılıklı tanınırlığı sağlar . Yani TÜRKAK’tan akredite bir sertifika, IAF üyeleri arasında küresel olarak tanınır ve geçerlidir.

OHSAS 18001 özelinde, standardın geliştiricisi konumunda olan BSI (British Standards Institution) başta olmak üzere birçok uluslararası belgelendirme kuruluşu dünya genelinde sertifikasyon hizmeti sunmuştur. Bunlara örnek olarak BSI, TÜV Rheinland, TÜV SÜD, SGS, Bureau Veritas, DNV ve Lloyd’s Register gibi kuruluşlar verilebilir. Bu kuruluşların birçoğunun Türkiye’de de ofisleri veya temsilcilikleri bulunmaktadır. Ayrıca Türkiye’de TSE (Türk Standardları Enstitüsü), OHSAS 18001’i birebir karşılayan TS 18001 standardı üzerinden belgelendirme hizmeti vermiştir. TSE gibi yerli kuruluşlar da TÜRKAK tarafından akredite edilerek uluslararası geçerli sertifikalar düzenlemiştir.

Yetkili bir belgelendirme kuruluşu seçerken, kuruluşun akreditasyon durumuna, deneyimine ve sektör uzmanlığına dikkat etmek önemlidir. Örneğin, inşaat sektörü için denetim yapacak belgelendirme kuruluşunun bu sektörde tecrübeli denetçileri olmalıdır. Aynı şekilde çok uluslu operasyonları olan bir şirket, küresel ağı geniş bir sertifikasyon firmasıyla çalışmayı tercih edebilir ki böylece tüm tesislerinde tutarlı bir denetim yaklaşımı sağlansın. Müşteriler veya tedarikçiler nezdinde bilinirliği yüksek bir sertifika kuruluşundan belge almak da bazen tercih sebebi olabilir; zira bazı uluslararası ihalelerde belirli sertifika kuruluşlarından alınan belgeler özellikle istenebilmektedir.

Belgelendirme kuruluşları, OHSAS 18001 standardı için denetim hizmeti verirken kendi iç prosedürlerini de akreditasyon kurallarına göre yürütürler. Örneğin, denetim planlaması, denetçilerin bağımsızlığı, raporlamanın doğruluğu ve sertifika kararı verme süreçleri, ISO/IEC 17021 Standardı gerekliliklerine uygun şekilde gerçekleştirilir. Bu sayede sertifika sürecinin güvenilirliği ve tarafsızlığı korunur. IAF’ın belirlediği kurallar gereği, belgelendirme yapan kuruluşlar aynı zamanda danışmanlık hizmeti veremez; böylece çıkar çatışması engellenmiş olur.

Bir kuruluş OHSAS 18001 belgesi aldığında, sertifikanın üzerinde belgelendirme kuruluşunun logosu ve akreditasyon kuruluşunun damgası birlikte yer alır. Bu da belgenin uluslararası tanınırlığını sağlar. Örneğin, sertifika üzerinde “TÜRKAK akredite” ibaresi varsa, o belge IAF üyeleri tarafından tanınır ve global geçerliliği vardır. Sertifika alan şirketler, genellikle bu başarılarını web sitelerinde, ürün kataloglarında veya tesis girişlerinde ilan ederler. Bu, hem kurumsal itibar açısından olumlu bir mesaj verir hem de çalışanlar için bir gurur kaynağı olur.

Özetlemek gerekirse, OHSAS 18001 belgesi vermeye yetkili kuruluşlar, akredite olmuş bağımsız sertifikasyon şirketleridir. Bu kuruluşlar, ulusal ve uluslararası düzeyde faaliyet göstererek şirketlere belgelendirme hizmeti sunarlar. Doğru akredite kuruluştan alınan bir sertifika, dünyanın her yerinde geçerli ve saygın olacaktır. Bu nedenle işletmeler belgelendirme sürecine girerken seçecekleri kuruluşun akreditasyon durumunu mutlaka teyit etmeli ve mümkünse belgelendirme kuruluşunun geçmiş referanslarını ve sektör deneyimini değerlendirmelidir. İş sağlığı ve güvenliği gibi kritik bir alanda, güvenilir ve yetkin bir sertifikasyon partneriyle çalışmak, sürecin sağlıklı işlemesi ve belgenin değerinin yüksek olması açısından önem taşır.

Kaynakça

A1 Cert. (2018). Çalışma Ortamınızı Güvenli Tutarak Gerçek Faydalar Sağlayabilirsiniz.
BSI. (2018). ISO 45001 – Understanding the new international standard for occupational health & safety
(Mapping Guide). British Standards Institution. Erişim: BSI Mapping Guide PDF
BSI. (2019). BS OHSAS 18001 Occupational Health and Safety case studies. British Standards Institution – Case Study Page
Data Yönetim. (2020, 9 Ocak). OHSAS 18001 neden ISO 45001 oldu? ISO 45001’e son geçiş tarihi nedir? Erişim: https://datayonetim.com/blog/ohsas-18001-neden-iso-45001-oldu-iso-45001-e-son-gecis-tarihi- nedir.html
DNV. (2019, 9 Eylül). Key Differences Between OHSAS 18001 and ISO 45001:2018. DNV Blog. Erişim: https:// www.dnv.in/assurance/blog/ohsas-18001-iso-45001-differences/
INAIL – Italian Workers’ Compensation Authority. (2016). Accident and insurance premium reductions for companies certified to OHSAS 18001:2007 in Italy. Sunulmuştur: ISO “Supporting the reduction of insurance losses – the role of standards” etkinliği. Özet erişimi: Public Sector Assurance website
Lo, C.K.Y., Pagell, M., Fan, D., Wiengarten, F., & Yeung, A.C.L. (2014). OHSAS 18001 certification and business performance: An analysis of 211 manufacturing firms. International Journal of Production Economics, 147, 88-98. (Business Benefits summary)
NQA. (2021). What is OHSAS 18001? (NQA Certification guidance page).
Slack Davis Sanger LLP. (2022, 18 Temmuz). Worker Injuries Are Increasing Around the World. Erişim: https://www.slackdavis.com/blog/worker-injuries-are-increasing-around-the-world/
SafetyCulture. (2024, 13 Haziran). What is OHSAS 18001: A Comprehensive Overview. SafetyCulture Content Team. Erişim: https://safetyculture.com/topics/ohsas-18001/
Zeng, S.X., Tam, C.M., & Tam, V.W.Y. (2008). Towards occupational health and safety systems in the construction industry of China. Safety Science, 46(8), 1155-1168. (ISO 45001 ile gelişen İSG kültürü üzerine)

OHSAS 18001 – Wikipedia
OHSAS 18001: A Health & Safety Standard | SafetyCulture
https://www.a1cert.com/duyurular/calisma-ortaminizi-guvenli-tutarak-gercek-faydalar-saglayabilirsiniz
bsigroup.com
US OHSAS 18001 certified firms show significant increases in business and safety performance –
Business Benefits https://business-benefits.org/research/us-ohsas-18001-certified-firms-show-significant-increases-business-safety
Worker Injuries Are Increasing Around the World | Slack Davis Sanger LLP
BS OHSAS 18001 Occupational Health and Safety case studies | BSI Vietnam
Accident and insurance premium reductions for companies certified to OHSAS 18001:07 in Italy –
Public Sector Assurance
http://www.aims.org.pk/wp-content/uploads/2014/08/OHSAS-18001-2007-Standards.pdf
What is OHSAS 18001 Certification? | NQA
Top 5 Differences: ISO 45001 vs. OHSAS 18001
Key Differences Between OHSAS 18001 and ISO 45001:2018