TS 10703

TS 10703, kurum içindeki birimler arasında evrakın sevki, teslimi ve izlenmesi için kullanılan birimlerarası evrak teslim ve takip defterini tanımlar. Belge dolaşımının düzenli, izlenebilir ve sorumluluğu belli biçimde yürütülmesi açısından önemli olan bu defter, kurum içi yazışma akışını kayıt altına alan temel araçlardan biridir.

Evrak teslim ve takip defterinin işlevi

Kurumlarda evrakın bir birimden diğerine aktarılması yalnızca fiziksel teslim anlamına gelmez; aynı zamanda gönderim zamanı, alan birim ve izleme sorumluluğu gibi bilgilerin de kayda geçirilmesini gerektirir. Bu standardın kapsadığı defter, bu tür hareketlerin düzenli biçimde kaydedilmesine yönelik bir kayıt formu/defter yapısını ele alır. Böylece evrakın hangi aşamada olduğu kolayca izlenebilir ve kurum içi iş akışı daha denetlenebilir hale gelir.

Kapsamın sınırları

• Yalnızca kurum içinde birimler arası evrak sevki ve tesliminde kullanılan teslim ve takip defterini kapsar.
• Evrak sevkinde ve takibinde kullanılan diğer defterleri kapsamaz.
• Kurum içi yazışma ve kayıt düzeninde kullanılan defter türleri arasında bu özel kullanım amacını ayırır.

Genel teknik açıdan bakıldığında, bu tür takip defterleri belge yönetimi, kayıt sürekliliği ve işlem sorumluluğu kavramlarıyla ilişkilidir. Standart, içerik bakımından bir form/defter düzenini hedefler; pratikte ise böyle kayıt araçları, kurumların evrak trafiğini standartlaştırmasına ve aynı işlem zincirinin farklı birimlerde tutarlı biçimde izlenmesine yardımcı olur.