TS EN 9130

TS EN 9130, havacılık, uzay ve savunma endüstrisinde kalite sistemi kapsamında tutulan kayıtların saklanmasıyla ilgili gereklilik ve rehberlik veren bir standarttır. Özellikle kayıtların elde tutulması, korunması, geri alınması ve gerektiğinde elden çıkarılması gibi yaşam döngüsü adımlarına odaklanır. Bu yaklaşım, teknik ve ticari geçmişin izlenebilirliğini destekleyen belgelere yalnızca arşiv gözüyle değil, kalite sisteminin bir parçası olarak bakar.

Kayıtların kapsamı ve biçimi

Standart, mevcut ve önceki ürünlere ilişkin belgeleri ve veri kayıtlarını kapsar; bu kayıtlar mevcut ya da önceki iş anlaşmalarıyla ve ilgili yasal/düzenleyici şartlarla bağlantılı olabilir. Buradaki “belge” kavramı geniş yorumlanır: kâğıt kayıtlar, elektronik veriler, bilgiler ve film üzerindeki kayıtlar bu kapsama girebilir. Ayrıca, dış hizmet sağlayıcıların kendi adına yürüttüğü faaliyetlerden doğan kayıtlar da değerlendirme alanına girebilir. Genel teknik bağlamda bu, kalite kanıtının tek bir ortamla sınırlı olmadığı; işin niteliğine, mevzuata ve kullanılan bilgi yönetimi sistemlerine göre farklı biçimlerde tutulabildiği anlamına gelir.

Saklama, erişim ve yasal biçim farklılıkları

Bu standardın vurguladığı önemli noktalardan biri, kayıtların yalnızca saklanması değil gerektiğinde hızlıca bulunabilmesi ve uygun şekilde yönetilmesidir. Genel olarak kayıt saklama uygulamaları; bütünlük, okunabilirlik, erişilebilirlik ve yetkisiz değişikliğe karşı koruma gibi ilkeleri dikkate alır. Bununla birlikte, bazı yargı alanlarında belirli kayıtların elektronik yerine asıl nüsha olarak veya kâğıt biçiminde tutulması gerekebilir. Yönetim kurulu tutanakları, mühürlü belgeler, emanet belgeleri ve özel yasal koşullara tabi bazı asıl belgeler buna örnek gösterilebilir.

Bu nedenle TS EN 9130, havacılık tedarik zincirinde kayıt yönetimini yalnızca arşivleme konusu olmaktan çıkarıp kalite sistemi, mevzuata uyum ve kurumsal hafıza açısından ele alır. Standart, özellikle uzun ömürlü ürünlerde ve çok paydaşlı tedarik zincirlerinde geçmişe dönük kanıtların düzenli, güvenilir ve denetlenebilir biçimde korunmasını destekleyen ortak bir çerçeve sunar.