TS ISO 23081-1

TS ISO 23081-1, kayıt yönetimi süreçlerinde kullanılan kayıtlar için meta verilerin hangi ilkelere dayanması gerektiğini ele alan standarttır. Konu, kaydın kendisi kadar onu tanımlayan, bağlamlandıran ve yönetilebilir kılan meta veriyi de kapsar; böylece kayıtların güvenilirliği, bulunabilirliği ve anlamı yaşam döngüsü boyunca korunabilir.

Kayıt meta verisinin kayıt yönetimindeki rolü

Kayıt meta verisi, bir kaydın kimliğini, bağlamını, ilişkilerini, erişim koşullarını ve yönetim geçmişini destekleyen bilgi katmanıdır. Genel teknik bağlamda bu tür meta veri; kayıt oluşturma, yakalama, sınıflandırma, saklama, erişim ve imha gibi süreçleri birbirine bağlar. Bu standart, tek tek uygulama ayrıntılarından çok, bu meta verinin nasıl düşünülmesi ve yönetilmesi gerektiğine ilişkin ilkeleri öne çıkarır.

Kapsamın odaklandığı alanlar

• Kayıtlar ve bu kayıtlarla ilişkili meta veriler
• Bu kayıtları etkileyen tüm süreçler
• Kayıtların bulunduğu herhangi bir sistem
• Kayıt yönetiminden sorumlu herhangi bir kuruluş

Bu nedenle belge, belirli bir yazılım ürününü ya da tek bir kurumsal modeli tarif etmekten ziyade, farklı ortamlarda tutarlı kayıt yönetimi tasarlamak için ortak bir çerçeve sunar. Uygulamada bu, kurumların kendi iş akışlarına uygun meta veri yapıları kurmasına, kayıtların anlamını korumasına ve yönetim kararlarını daha sistematik biçimde desteklemesine yardımcı olur.