TS ISO 30301

TS ISO 30301, bir kuruluşun kayıt yönetimini sistematik biçimde kurması, işletmesi ve iyileştirmesi için gereken yönetim sistemi şartlarını ele alır. Konu, kayıtların yalnızca saklanmasından değil; kuruluşun yetki alanını, misyonunu, stratejisini ve hedeflerini destekleyecek şekilde yönetilmesinden oluşur. Bu standart, kayıt politikası ve hedeflerinin geliştirilmesi ile performansın ölçülmesi ve izlenmesine ilişkin bilgileri de kapsar.

Bu bağlamda “kayıtlar için yönetim sistemi”, kayıtların oluşturulması, kontrolü, erişimi, korunması ve gerektiğinde bulunabilirliğinin güvence altına alınmasına yönelik yönetsel çerçevedir. Kayıtlar, bir kuruluşun faaliyetlerine ilişkin kanıt ve bilgi sağlayan belgeler olduğundan; doğruluk, bütünlük, güvenilirlik ve kullanılabilirlik gibi nitelikler kayıt yönetiminde kritik önem taşır. Standart, bu tür bir sistemin tek bir kuruluş içinde olduğu kadar ortak iş faaliyetleri yürüten birden fazla örgütsel yapı arasında da kurulabileceğini açıkça belirtir.

Yönetim sistemi yaklaşımının pratik anlamı

Genel teknik açıdan böyle bir sistem, politikaların, sorumlulukların, süreçlerin ve performans değerlendirmesinin birlikte ele alınmasını gerektirir. Kayıt yönetimi; iş sürekliliği, kurumsal hafıza, hesap verebilirlik ve mevzuat ya da iç gerekliliklerle uyum gibi amaçlara hizmet eder. TS ISO 30301’in odak noktası, bu disiplinin nasıl kurulacağına ve sürdürüleceğine dair yönetim sistemi gerekliliklerini tanımlamaktır; belgenin kendisi, self-assessment, self-declaration veya dış tarafça doğrulama ya da sertifikasyon yoluyla uygunluğun gösterilebileceğini de belirtir.

• Kuruluşun kayıt politikası ve hedeflerini yapılandırmaya yardımcı olur.
• Kayıt yönetiminde performansın ölçülmesi ve izlenmesine ilişkin çerçeve sağlar.
• Tek bir kuruluşta veya ortak faaliyet yürüten kuruluşlar arasında uygulanabilir.
• Uygunluk, öz değerlendirme, öz beyan, üçüncü taraf doğrulaması veya sertifikasyonla gösterilebilir.