TS ISO 16175-1

TS ISO 16175-1, dijital kayıtları yöneten yazılımlar için süreçleri ve işlevsel gereksinimleri ele alan standarttır. Kayıt yönetimi açısından temel konu, bir uygulamanın dijital kayıtları güvenilir biçimde oluşturma, sınıflandırma, yakalama, saklama ve gerektiğinde erişilebilir tutma becerisidir. Bu bölüm, kayıt yönetimi amacı taşıyan yazılımlar için model düzeyde, yüksek seviyeli işlevsel gereksinimler ve bunlara eşlik eden kılavuz sunar.

Dijital kayıtları yöneten uygulamalar için kapsam

Standart, bir uygulamanın ana amacı kayıtları yönetmek olsun ya da başka iş süreçlerini destekleyen daha geniş bir sistemin parçası olsun, dijital kayıt yönetimine odaklanır. Ayrıca analog kaynak kayıtların dijital kopyalarını da kapsar. Bu yaklaşım, yalnızca arşivleme veya depolamaya değil, kayıtların iş değeri boyunca düzenli, izlenebilir ve yönetilebilir kalmasına odaklanan yazılım tasarımını destekler.

• Analog kayıtları yöneten uygulamalar için işlevsel gereksinimleri kapsamaz.
• Raporlama, uygulama yönetimi ve performans gibi genel tasarım gereksinimlerini kapsamaz.
• Ayrılmış bir uzun süreli koruma ortamında dijital kayıtların uzun dönem korunmasına yönelik gereksinimleri kapsamaz.
• Analog ve/veya dijital kayıtları yöneten uygulamalar için uygulama kılavuzunu kapsamaz; bu tür kılavuz için ayrı bir kaynak işaret edilir.

Kayıt yönetimi ile uzun dönem korunma arasındaki ilişki

Genel teknik bağlamda, kayıt yönetimi yazılımı ile dijital koruma sistemleri farklı amaçlara hizmet eder. Kayıt yönetimi uygulamaları, kaydın güvenilirliğini, bağlamını ve denetlenebilirliğini iş akışı içinde korumaya çalışır; uzun dönem koruma sistemleri ise format, taşıyıcı ve teknoloji değişiklikleri boyunca erişilebilirliği sürdürmeye odaklanır. Bu standardın model gereksinimleri, uygulamaların uzun dönem korunmayı engellememesini hedefler ve bazı gereksinimler bu koruma sonucunu destekler.

Bu nedenle TS ISO 16175-1, tek tek ürün özelliklerini zorunlu kılan dar bir yazılım spesifikasyonundan ziyade, dijital kayıt yönetimi için ortak bir işlevsel çerçeve sağlar. Kurumlar, kayıtların bütünlüğü, bulunabilirliği ve idari kontrolü gibi ihtiyaçları değerlendirirken bu tür bir çerçeveyi, uygulama seçimi ve sistem tasarımında referans olarak kullanır.