TS ISO 22310

TS ISO 22310, standartlarda belge/kayıt yönetimi gereksinimlerinin nasıl ifade edileceğine ilişkin yönergeler sunan bir dokümandır. Konusu, bir standardın kendi teknik hükümlerine ek olarak kayıtların oluşturulması ve saklanmasına dair ihtiyaçları tutarlı biçimde tanımlamaktır; böylece kayıt yönetimi, farklı sektör standartlarına sonradan eklenen dağınık bir ifade olmaktan çıkar ve daha sistematik bir çerçeveye oturur.

Kayıt yönetimi gereksinimlerinin standartlara yerleştirilmesi

Bu standart, ISO 15489-1, ISO/TR 15489-2 ve ISO 23081-1 ile uyumlu kayıt yönetimi kavramlarını esas alır. Genel teknik açıdan kayıt yönetimi; bir kaydın ne zaman oluşturulacağı, nasıl tanımlanacağı, doğrulanacağı, erişileceği, korunacağı ve ne kadar süre muhafaza edileceği gibi unsurları kapsar. Bu çerçeve, yalnızca bilgi saklamayı değil, kanıt değeri taşıyan kayıtların yaşam döngüsü boyunca güvenilirliğini de önemser.

Kılavuzun hedeflediği kullanıcılar ve kullanım bağlamı

ISO 22310, kayıt yönetimi veya dokümantasyon gereksinimleri geliştiren ISO organları için hazırlanmıştır; ayrıca uluslararası, bölgesel ya da ulusal düzeyde benzer standartlar geliştiren kuruluşlar tarafından da kullanılabilir. Standart, ISO/IEC Directives kapsamında yürütülen teknik çalışma ve uluslararası standart geliştirme yöntemlerine ek bir rehberlik sağlar; yani teknik standardın yerine geçmez, ancak kayıtlarla ilgili hükümlerin nasıl daha açık, tutarlı ve uygulanabilir biçimde formüle edilebileceğine yardımcı olur.

• Kayıt oluşturma ve saklama gereksinimlerini teknik standardın içine entegre etmeye yönelik rehberlik sağlar.
• Kayıt yönetiminin farklı bileşenlerinin birlikte değerlendirilmesi gerektiğini vurgular.
• ISO dışı standart geliştirme kuruluşları için de kullanılabilecek genel bir yaklaşım sunar.
• Belge yönetimi ve kayıt yönetimi arasındaki kavramsal ilişkiyi standart dili açısından netleştirmeye yardımcı olur.